Automatisierung heißt nicht Vollautomatisierung
Zwischen „ein Mensch macht alles" und „die Maschine macht alles" liegen zwei Stufen, die im Mittelstand fast immer die besseren sind.
Assistenz
Die KI erstellt einen Vorschlag, ein Mensch entscheidet. Das niedrigste Risiko und meistens der richtige Anfang.
Teilautomatisierung
Die KI bearbeitet die Standardschritte, Ausnahmen gehen an Mitarbeitende. Hier liegt in der Praxis der größte Hebel.
Automatisierung
Ein klar begrenzter Prozess läuft weitgehend selbstständig und wird überwacht. Lohnend, aber nur bei sauberer Datenlage.
Sieben Prozesse mit hohem Potenzial
Keine Rangliste, sondern die Fälle, die in kleinen und mittleren Betrieben am häufigsten tragen.
Eingehende Anfragen bearbeiten
Wenn viele ähnliche Anfragen eintreffen, Zuständigkeiten klar sind und Antworten auf vorhandenen Informationen beruhen.
Dokumente und Belege erfassen
Wenn regelmäßig ähnliche Dokumente kommen, Daten bislang von Hand übertragen werden und Pflichtfelder feststehen.
Angebote vorbereiten
Wenn Angebote einem wiederkehrenden Aufbau folgen, Leistungsdaten zentral liegen und heute viel Such- und Kopierarbeit anfällt.
Besprechungen dokumentieren
Wenn viele Abstimmungen stattfinden, Protokolle unvollständig oder spät entstehen und Aufgaben nachverfolgt werden müssen. Was ein wiederkehrendes Meeting im Jahr kostet, zeigt der Meeting-Kosten-Rechner.
Internes Wissen zugänglich machen
Wenn Wissen über Ordner und Systeme verstreut ist, dieselben Fragen wiederkehren und neue Mitarbeitende lange suchen.
Kundenservice bei Standardfragen
Wenn ein großer Teil der Kontakte wiederkehrende Fragen betrifft, belastbare Antworten vorliegen und die Übergabe an Menschen klar ist.
Vertrieb und Recherche vorbereiten
Wenn viel Zeit in Vorbereitung und Dokumentation fließt und Informationen aus mehreren freigegebenen Quellen zusammenkommen. Die endgültige Bewertung bleibt beim Vertrieb. Wie das im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite zum KI-Vertriebsassistenten.
Bewertungsbogen: Eignet sich dieser Prozess?
Sechs Fragen, zwölf mögliche Punkte, eine klare Empfehlung. Kostenfrei, ohne Anmeldung. Als PDF zum Ausfüllen oder direkt hier zum Durchgehen.
Stand 17.09.2026 · Fassung 1.0
Bogen als PDFVergeben Sie je Kriterium null Punkte für „nein", einen Punkt für „teilweise" und zwei Punkte für „ja". Bewerten Sie immer einen einzelnen, benannten Prozess, nicht einen ganzen Bereich.
Bewerteter Prozess
| Kriterium | nein | teilweise | ja |
|---|---|---|---|
| HäufigkeitTritt der Vorgang regelmäßig und in relevanter Anzahl auf?Drei eingesparte Minuten wirken gering. Bei 1.000 Vorgängen im Monat sind es 50 Arbeitsstunden. | nein0 | teilweise1 | ja2 |
| StandardisierungFolgt der Ablauf überwiegend wiederkehrenden Regeln?Viele klare Standards und wenige Ausnahmen sind der beste Ausgangspunkt. | nein0 | teilweise1 | ja2 |
| DatenbasisLiegen die benötigten Informationen digital und ausreichend strukturiert vor?Papierakten, persönliche Notizen und Wissen in Köpfen sind für die Maschine nicht vorhanden. | nein0 | teilweise1 | ja2 |
| ErgebnisIst eindeutig definiert, wie ein gutes Resultat aussieht?Eine korrekt zugeordnete Anfrage, ein vollständig erfasster Beleg, ein Angebot nach Vorlage. | nein0 | teilweise1 | ja2 |
| RisikoKönnen Fehler schnell erkannt, korrigiert und begrenzt werden?Ein geprüfter Entwurf trägt ein anderes Risiko als eine KI, die selbstständig Zahlungen freigibt. | nein0 | teilweise1 | ja2 |
| MessbarkeitLassen sich Zeit, Qualität oder Kosten vorher und nachher vergleichen?Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Rückfragen, Durchlaufzeit, eingesparte Kosten. | nein0 | teilweise1 | ja2 |
| Summe | von 12 | ||
Orientierung
- 9 bis 12 Punkte Guter Kandidat für einen Pilotversuch.
- 6 bis 8 Punkte Potenzial vorhanden, vorher Prozess oder Daten verbessern.
- 0 bis 5 Punkte Derzeit eher ungeeignet.
Diese Bewertung ersetzt keine technische Analyse. Sie verhindert aber, dass Zeit und Budget in offensichtlich ungeeignete Anwendungsfälle fließen. Ob ein Prozess tatsächlich trägt, zeigt sich erst in der Umsetzung mit echten Daten.
Ausführlich, mit den sieben Prozessen und den Kriterien im Einzelnen, steht das im Beitrag KI im Mittelstand: Welche Prozesse lohnen sich wirklich?.
Vom Bogen zum laufenden Prozess
Der Bogen zeigt, welcher Prozess sich lohnt. Er sagt nicht, wie er bei Ihnen aussehen muss.
Erstgespräch
30 Minuten, unverbindlich. Sie nennen zwei oder drei Vorgänge, die Zeit fressen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, welcher davon trägt.
Den Prozess aufnehmen
Wie der Vorgang heute tatsächlich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Die Lücke dazwischen ist meistens der teuerste Teil.
Auf Stufe 1 oder 2 beginnen
Assistenz oder Teilautomatisierung im echten Betrieb, messbar. Erst wenn Datenqualität, Übergaben und Akzeptanz stimmen, wächst der Umfang.
Erweitern und begleiten
Was sich bewährt, kommt dazu. Ihr Team wird geschult, damit der Betrieb nicht dauerhaft von außen abhängt.
Was vor dem ersten Gespräch gefragt wird
Die Fragen, die bei diesem Thema am häufigsten kommen.
Müssen wir gleich alles automatisieren?
Nein, und es ist meistens der falsche Anfang. Zwischen menschlicher Arbeit und Vollautomatik liegen zwei Stufen: Die KI schlägt vor und ein Mensch entscheidet, oder die KI erledigt die Standardfälle und gibt Ausnahmen ab. In kleinen und mittleren Betrieben liegt der größte Hebel fast immer auf der zweiten Stufe.
Was, wenn unsere Daten nicht digital vorliegen?
Dann ist das der erste Schritt, nicht die Automatisierung. Informationen in Papierakten, persönlichen Notizen oder in den Köpfen einzelner Mitarbeitender existieren für ein KI-System schlicht nicht. Im Bewertungsbogen ist genau das die dritte Frage, und sie entscheidet oft, ob ein Vorhaben trägt.
Brauchen wir dafür neue Software?
Oft nicht. Der übliche Weg ist, vorhandene Systeme zu verbinden statt sie zu ersetzen. Was dazukommt, ist die Schicht, die zwischen ihnen vermittelt. Ob Ihre Systeme sich öffnen lassen, wird vorher geprüft und nicht hinterher.
Woran merken wir, ob es sich gelohnt hat?
Das wird vor der Umsetzung festgelegt, sonst lässt es sich hinterher nicht beantworten. Üblich sind Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Anzahl der Rückfragen, Durchlaufzeit oder eingesparte Kosten. Im Bewertungsbogen ist das die sechste Frage, und sie wird am häufigsten übersprungen.
Was kostet das?
Das hängt vom Prozess ab und davon, was an Systemen und Daten schon vorhanden ist. Eine belastbare Zahl entsteht erst, wenn der heutige Ablauf bekannt ist. Deshalb steht am Anfang das kostenfreie Erstgespräch und keine Preisliste.
Welche Prozesse kosten Sie
jede Woche Zeit?
Im kostenfreien Erstgespräch ermitteln wir gemeinsam Bedarf, Chancen und eine sinnvolle Strategie für Ihr Unternehmen — individuell, nicht von der Stange.
Lieber schreiben?
Kurze Frage, großes Projekt oder einfach mal unverbindlich sprechen. Ich antworte in der Regel innerhalb eines Werktags.
Lieber direkt?olaf@peistrup24.de +49 30 92105099
KI-Assistenz Clara direkt anrufen+49 30 92105099-20 Vor dem Anruf: So arbeitet Clara
- Clara meldet sich als KI-Assistenz von Olaf Peistrup und fragt zuerst, ob sie Ihr Anliegen aufnehmen darf. Ohne Ihr Ja nimmt sie nichts auf.
- Es gibt keinen Tonmitschnitt. Das Gespräch wird in Echtzeit verarbeitet, gespeichert wird nur eine schriftliche Notiz, die Olaf Peistrup persönlich liest.
- Ein Gespräch dauert höchstens sechs Minuten.
Wir bevorzugen deutsche und europäische Anbieter. Anschluss und Vermittlung laufen über easybell in Berlin und unseren eigenen Server in Deutschland, das KI-System selbst in einem Rechenzentrum in Frankfurt. Sprachübertragung und Sprachverarbeitung übernehmen derzeit US-Anbieter, darunter OpenAI, weil wir dort die für ein natürliches Gespräch nötige Qualität gefunden haben. Abgesichert ist das über den EU-US-Datenschutzrahmen und EU-Standardvertragsklauseln; zum Training werden Ihre Daten nicht verwendet.
Alle Anbieter im Einzelnen stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitt 6.