Was ein Team wissen muss, bevor es loslegt
Nicht Prompt-Tricks. Die vier Punkte, an denen es im Betrieb tatsächlich klemmt.
Wann muss es erkennbar sein?
Seit dem 2. August 2026 gelten Transparenzpflichten. Sie greifen nicht überall, aber dort, wo Menschen sonst über ihren Gesprächspartner oder die Echtheit eines Inhalts getäuscht werden könnten.
Welche Daten dürfen wohin?
Anbieter, Vertragsmodell, Auftragsverarbeitung, Speicherfristen, Unterauftragnehmer, Drittland. Diese Fragen gehören vor die Einführung, nicht hinter den ersten Vorfall.
Wer gibt frei?
Menschliche Prüfung heißt nicht einmal Durchlesen, sondern eine inhaltliche Kontrolle durch jemanden mit Fachwissen. Das muss benannt und dokumentiert sein.
Wann übernimmt ein Mensch?
Beschwerden, Rechtsfragen, sensible Daten, Unsicherheit, verbindliche Entscheidungen. Für all das braucht es einen klaren Ausstieg aus der Automatik.
Wie eine solche Kennzeichnung klingt, können Sie hören: Unter +49 30 92105099-20 meldet sich unsere KI-Assistenz Clara und sagt zu Beginn, was sie ist.
Checkliste: Muss unser KI-Einsatz gekennzeichnet werden?
Der Teil, den Sie ohne mich erledigen können. Kostenfrei, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse. Als PDF zum Ausdrucken oder direkt hier zum Durchgehen.
Stand 16.09.2026 · Fassung 1.0
Entscheidend ist nicht, ob irgendwo im Prozess KI verwendet wurde. Entscheidend ist, was Kunden, Beschäftigte oder Dritte wahrnehmen und ob sie über den Ursprung einer Interaktion oder eines Inhalts getäuscht werden könnten.
Die vier Auslöser
Wird eine dieser Fragen mit Ja beantwortet, prüfen Sie den Anwendungsfall genauer.
- Kommuniziert die KI direkt mit einem Menschen?
- Kann ein künstlich erzeugter Inhalt fälschlich für echt gehalten werden?
- Wird ein ungeprüfter KI-Text zu einem Thema von öffentlichem Interesse veröffentlicht?
- Werden Emotionen oder biometrische Merkmale von Menschen analysiert?
Wenn die KI spricht
Chatbot, Telefonassistent, Avatar.
- Der Hinweis steht zu Beginn der ersten Interaktion und nicht versteckt in den Datenschutzinformationen.
- Festgelegt ist, was der Assistent beantworten darf und was nicht.
- Eine Übergabe an einen Menschen ist jederzeit möglich.
- Drei Vorgänge sind getrennt gehalten: Hinweis auf die KI, Datenschutzinformation, aktive Einwilligung vor einer Aufzeichnung.
- Für Gesprächszusammenfassungen ist geklärt, wofür sie dienen, wer sie erhält und wann sie gelöscht werden.
Wenn KI Texte schreibt
Nicht jeder Entwurf braucht ein Label. Diese vier Fragen entscheiden.
- Wird der Text veröffentlicht?
- Soll er die Öffentlichkeit informieren?
- Behandelt er eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse, etwa Gesundheit, Recht, Sicherheit, Umwelt oder wirtschaftliche Entwicklungen?
- Hat eine fachkundige Person ihn inhaltlich geprüft, nicht nur auf Rechtschreibung?
Was Sie belegen können sollten
Eine Dokumentation macht niemanden haftungsfrei. Sie macht nachvollziehbar, dass eine Entscheidung bewusst getroffen wurde, von wem und auf welcher Grundlage.
- Wer im Betrieb für den KI-Einsatz zuständig ist, namentlich.
- Welche Systeme im Einsatz sind, mit Anbieter und Zweck.
- Welche Standardhinweise verwendet werden, im Wortlaut.
- Wer welche Inhalte fachlich freigibt.
- Wann die Einordnung zuletzt überprüft wurde, mit Datum.
Grundlage
- Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act), insbesondere Artikel 50
- Leitlinien der EU-Kommission zu den Transparenzpflichten
- Datenschutzkonferenz: Hinweise zur Aufzeichnung von Telefongesprächen
Diese Checkliste bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und wie Transparenzpflichten nach Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 im Einzelfall gelten, hängt vom eingesetzten System, dem Verwendungszweck und den verarbeiteten Daten ab. Eine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität wird nicht übernommen. Durch die Nutzung entsteht kein Mandats- oder Beratungsverhältnis.
Ausführlich mit Praxisbeispielen steht das im Beitrag KI-Kennzeichnung für KMU: Was gilt?.
Wenn die Checkliste Fragen offenlässt
Die Liste zeigt, wo es hakt. Sie beantwortet nicht, was in Ihrem Haus daraus folgt.
Erstgespräch
30 Minuten, unverbindlich. Sie schildern, wo KI bei Ihnen schon im Einsatz ist. Oft ist das mehr, als zunächst gedacht.
Bestandsaufnahme
Welche Werkzeuge laufen, wer benutzt sie, welche Daten fließen hinein. Daraus entsteht die Liste, die es im Haus noch nicht gibt.
Schulung für das Team
Kein Grundlagenvortrag, sondern die konkreten Fälle aus Ihrem Betrieb. Danach weiß jeder, was er darf und wen er fragt.
Regeln, die bleiben
Standardhinweise, Freigabewege und Zuständigkeiten schriftlich, damit die Antwort nicht an einer einzelnen Person hängt.
Was vor dem ersten Gespräch gefragt wird
Die Fragen, die bei diesem Thema am häufigsten kommen.
Muss jeder Text mit einem KI-Hinweis versehen werden?
Nein. Eine pauschale Kennzeichnung jedes KI-Einsatzes wäre weder praktikabel noch das Ziel der Verordnung. Betroffen sind vor allem Texte, die veröffentlicht werden, die Öffentlichkeit informieren sollen, eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse behandeln und keine ausreichende fachliche Prüfung durchlaufen haben. Ein automatisch erzeugter Produkttext oder eine interne Zusammenfassung fällt in aller Regel nicht darunter.
Reicht ein Hinweis in der Datenschutzerklärung?
Nein. Wer mit einem Chatbot oder einem Telefonassistenten spricht, muss das spätestens zu Beginn der ersten Interaktion erkennen können. Ein Hinweis an schwer auffindbarer Stelle erfüllt das nicht. Er muss klar, verständlich und wahrnehmbar sein.
Dürfen wir Gespräche mit dem KI-Assistenten aufzeichnen?
Nicht allein aufgrund des KI-Hinweises. Das sind drei getrennte Vorgänge: der Hinweis auf die KI-Interaktion, die Information über die Datenverarbeitung und eine aktive Einwilligung vor Beginn einer Aufzeichnung. Häufig genügt ohnehin eine strukturierte Zusammenfassung statt des vollständigen Gesprächs, was das Risiko deutlich senkt.
Wie lange dauert eine Schulung?
Ein halber Tag für das Team, wenn die Bestandsaufnahme vorher steht. Ohne sie wird es ein Vortrag über Allgemeines, und der hilft niemandem. Der Aufwand für die Aufnahme hängt davon ab, wie viele Werkzeuge im Haus tatsächlich im Einsatz sind.
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein, und das ist keine Formalie. Ich ordne ein, was der Einsatz technisch und organisatorisch bedeutet, und sage Ihnen, an welchen Stellen eine rechtliche Prüfung nötig ist. Die Prüfung selbst gehört zu einem Anwalt. Diese Grenze ziehe ich ausdrücklich, weil sie in diesem Feld gern verwischt wird.
Welche Prozesse kosten Sie
jede Woche Zeit?
Im kostenfreien Erstgespräch ermitteln wir gemeinsam Bedarf, Chancen und eine sinnvolle Strategie für Ihr Unternehmen — individuell, nicht von der Stange.
Lieber schreiben?
Kurze Frage, großes Projekt oder einfach mal unverbindlich sprechen. Ich antworte in der Regel innerhalb eines Werktags.
Lieber direkt?olaf@peistrup24.de +49 30 92105099
KI-Assistenz Clara direkt anrufen+49 30 92105099-20 Vor dem Anruf: So arbeitet Clara
- Clara meldet sich als KI-Assistenz von Olaf Peistrup und fragt zuerst, ob sie Ihr Anliegen aufnehmen darf. Ohne Ihr Ja nimmt sie nichts auf.
- Es gibt keinen Tonmitschnitt. Das Gespräch wird in Echtzeit verarbeitet, gespeichert wird nur eine schriftliche Notiz, die Olaf Peistrup persönlich liest.
- Ein Gespräch dauert höchstens sechs Minuten.
Wir bevorzugen deutsche und europäische Anbieter. Anschluss und Vermittlung laufen über easybell in Berlin und unseren eigenen Server in Deutschland, das KI-System selbst in einem Rechenzentrum in Frankfurt. Sprachübertragung und Sprachverarbeitung übernehmen derzeit US-Anbieter, darunter OpenAI, weil wir dort die für ein natürliches Gespräch nötige Qualität gefunden haben. Abgesichert ist das über den EU-US-Datenschutzrahmen und EU-Standardvertragsklauseln; zum Training werden Ihre Daten nicht verwendet.
Alle Anbieter im Einzelnen stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitt 6.